Công nghệ RFID trong lĩnh vực thư viện trên thế giới và ở Việt Nam
Hiện nay có rất nhiều thư viện đại học và thư viện thành phố trên thế giới đang sử dụng vi mạch bán dẫn đặc biệt và được biết đến như các thẻ RFID. RFID được gắn trên các cuốn sách, chính cách sắp xếp của công nghệ này giúp cho công việc của các thư viện đạt hiệu quả tốt hơn. Hệ thống RFID sẵn sàng ở mọi nơi hay ngay khi được lắp đặt ở hơn 300 thư viện ở Mỹ và gán hàng nghìn thẻ cho các cuốn sách. Bên cạnh đó, RFID được ứng dụng trong quá trình tự động hoá việc mượn trả, kiểm kê, chống trộm tài liệu, mượn trả và phân loại tự động tài liệu. Theo chuyên viên IT Jim Lichtenberg nói rằng: “Các thư viện có thể tiến xa hơn nữa với việc sử dụng RFID trong môi trường khách hàng hơn bất kỳ người nào khác”.
Công nghệ RFID đang trở thành một công nghệ được nhiều thư viện trên thế giới sử dụng nhằm nâng cao hoạt động thư viện. Đây là một công nghệ mới tiên tiến hơn so với công nghệ mã vạch đang được sử dụng hiện nay. Mặc dù, giá thành của nó hiện nay còn cao nhưng trong vài năm tới giá của sản phẩm này sẽ giảm dần và sẽ là lựa chọn hàng đầu của các thư viện vì những ưu điểm vượt trội của nó so với công nghệ mã vạch. Ở Việt Nam đã có trung tâm Thông tin thư viện của trường Đại học Giao thông Vận tải I và trường Đại học Quốc Gia T.P Hồ Chí Minh sử dụng công nghệ này.
KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG RFID
Hệ thống RFID công nghệ tương lai cho thư viện
RFID (Radio Frequency Identification là công nghệ định danh bằng sóng Radio) là một sự kết hợp giữa công nghệ dựa trên sóng radio và con chíp điện tử. Đây là một công nghệ tiên tiến để kiểm soát tài liệu, nó có nhiều ưu điểm vượt trội so với công nghệ mã vạch. Khác với công nghệ mã vạch là công nghệ định danh trực diện (line-of-sight technology), nghĩa là để nhận dạng đối tượng, máy đọc cần phải tiếp xúc trực tiếp đối tượng ở khoảng cách gần. Đối với công nghệ RFID, có thể xác định đối tượng ở khoảng cách xa từ vài mét tới hàng trăm mét trong môi trường không gian 3 chiều (3D). RFID được ứng dụng lần đầu tiên trong lĩnh vực quân sự. Trong thế chiến thứ II, quân đội các nước Mỹ, Nga, Đức,… đã ứng dụng công nghệ RFID để xác định máy bay trên không phận mình là của địch hay của kẻ thù vì vậy nó còn có tên là IFF (Identify friend or foe). Tuy nhiên, mãi đến những năm 80 nó mới được bắt đầu ứng dụng trong lĩnh vực thương mại và từ năm 1990 đến nay, RFID được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống như kiểm soát động vật, giao thông (thẻ trả tiền tàu xe, hoặc gắn vào lốp xe để đánh giá điều kiện đường xá,…), quản lý việc truy cập hệ thống và bảo mật, quản lý nhân viên…
Ngày nay, thư viện trên thế giới đang đối diện với những khó khăn chung như sự cắt giảm ngân sách, tinh giảm biên chế nhân sự, sự gia tăng không ngừng mật độ tại các điểm lưu thông và vốn tài liệu thư viện. Các nhân viên làm việc tại quầy lưu thông ngoài việc đảm bảo hiệu quả sử dụng nguồn tài nguyên thư viện, công việc hàng ngày của họ còn là tiếp xúc bạn đọc và cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng cao thỏa mãn mọi nhu cầu của khách thăm quan cũng như bạn đọc của thư viện.
Công nghệ RFID đã và đang đáp ứng những khó khăn (cũng có thể được xem như những thách thức kể trên). Với tính năng “3 trong 1”, lưu thông - an ninh - kiểm kê, RFID không những tối ưu hóa quỹ thời gian của nhân viên thư viện mà đặc biệt là đem lại sự thuận tiện và đảm bảo tính riêng tư của bạn đọc khi họ sử dụng quầy mượn trả tự động.
Điểm son của RFID chính là tính năng kiểm kê khi nhân viên chỉ cần đi dọc theo hàng dãy kệ mà không cần phải nhấc xuống (rồi) đặt lên bất kỳ quyển sách nào và tính năng lưu thông nhiều tài liệu cùng một lúc (ví dụ: một chồng sách gồm 10 quyển, vài đĩa CD-ROM và băng video hoặc cát xét chỉ cần một lần quét duy nhất tại quầy lưu thông).
Ứng dụng RFID trong thư viện đã và đang đem đến những lợi trước mắt và lâu dài cho quy trình quản lý thư viện, “truy tìm dấu vết” của các tài liệu xếp sai vị trí, tự động mượn trả, gia tăng an ninh thư viện.
Nguyên tắc hoạt động của hệ thống RFID
Khi tài liệu có gắn thẻ RFID đi qua vùng anten phát sóng radio thì thẻ sẽ được tự động kích hoạt và gửi thông tin trở lại anten. Anten truyền tín hiệu tới máy đọc để giải mã thông tin rồi chuyển tới các phần mềm trung gian và ứng dụng để xử lý. Người sử dụng sẽ nhận được thông tin đã được xử lý thông qua màn hình máy tính.
Quy trình hoạt động của RFID.
Bao gồm các công đoạn nhập thông tin vào thẻ, Mượn/trả tài liệu, Phân loại tài liệu tự động, Kiểm kê kho. Thông tin ở mỗi công đoạn này đều được cập nhật vào hệ thống quản trị thư viện tích hợp.
Nhập thông tin vào thẻ
Mỗi tài liệu cần quản lý sẽ được dán một thẻ RFID. Trong thẻ RFID chứa các thông tin về đối tượng mà nó được dán lên. Khác với công nghệ mã vạch, thông tin lưu trên mỗi mã vạch chỉ có duy nhất một thông tin đó là số đăng ký cá biệt của tài liệu hoặc số nhận dạng tài liệu. Thông tin lưu trên các thẻ RFID có thể là số hiệu biểu ghi, nhan đề tài liệu, tác giả, số đăng ký cá biệt,… tùy thuộc vào mục đích quản lý tài liệu của thư viện và khả năng lưu trữ của thẻ.
ác thiết bị để nhập thông tin bao gồm: máy tính chứa phần mềm ứng dụng, máy đọc, anten và tài liệu đã được dán thẻ. Để đưa các thông tin này vào thẻ, người ta nhập các thông tin thư mục lên phần mềm chuyên dụng hoặc lấy thông tin đã có sẵn trong cơ sở dữ liệu của phần mềm thư viện quản lý thư viện. Máy tính có chứa phần mềm chuyên dụng kết nối với máy đọc và anten sẽ truyền dữ liệu vào thẻ dán trên tài liệu.
Mượn/trả tự động
Khi ứng dụng cộng nghệ RFID, quá trình mượn/trả tài liệu có thể được tiến hành bằng 2 cách: Mượn/Trả tại bàn hoặc Mượn /trả tự động.
* Mượn/Trả tại bàn: khi tiến hành mượn/trả một tài liệu bạn đọc tới trực tiếp bàn của thủ thư. Quá trình mượn/trả gần giống với mượn/trả sử dụng công nghệ mã vạch. Thủ thư sẽ dùng máy đọc để nhận biết thông tin trên thẻ bạn đọc và trên tài liệu để ghi nhận một phiên mượn vào phần mềm ứng dụng.
* Mượn/Trả tự động: đây là một ưu điểm vượt bậc so với công nghệ sử dụng mã vạch, khi mượn/trả một tài liệu bạn đọc sẽ không cần đến sự hỗ trợ của thủ thư. Cách này thường được áp dụng đối với kho sách tổ chức theo hình thức kho mở. Để tiến hành mượn một tài liệu, bạn đọc chỉ cần mang thẻ bạn đọc và tài liệu tới các máy mượn sách. Thao tác đầu tiên là đưa thẻ vào máy để máy nhận biết thông tin của người mượn sau đó bạn đọc để sách lên máy để anten của máy đọc kích hoạt thẻ gửi thông tin về tài liệu tới bộ đọc. Thông tin về bạn đọc và tài liệu sẽ được các phần mềm trung gian và phần mềm thư viện điện tử xử lý sau đó hiện thông tin lên màn hình để người mượn theo dõi. Nếu thông tin mượn trên màn hình là đúng thì người mượn thực hiện thao tác chấp nhận mượn và sẽ nhận được một tờ giấy biên nhận do máy tính in ra.
Khi tiến hành trả sách bạn đọc chỉ cần đi tới trạm trả sách tự động và cho sách vào khoang trả. Trong trạm trả sách có gắn thiết bị đọc tích hợp anten sẽ nhận dữ liệu có từ thẻ gắn trong sách để chuyển dữ liệu tới phần mềm thư viện điện tử. Nếu quyển sách đó được quyền mượn, một phiên mược được kết thúc và bạn đọc có thể mang sách đi qua cổng an ninh. Một trạm trả sách tự động có thể thực hiện được khoảng 20.000 lượt trả mỗi tháng.
Kiểm kê tự động
Khi tiến hành kiểm, thủ thư sử dụng một máy gom di động cho phép lưu dữ liệu kiểm kê. Thủ thư sẽ đi đến từng giá sách và quét lên từng quyển sách. Việc tập hợp thông tin từ sách sử dụng công RFID khá nhanh và không cần phải dí sát máy gom vào từng quyển sách hoặc di chuyển sách ra khỏi giá sách. Với việc sử dụng công nghệ không dây, kết nối dữ liệu kiểm kê với trực tiếp máy chủ sử dụng phần quản trị thư viện, nó cho phép không chỉ cập nhật thông tin về kiểm kê mà còn cho phép biết được ngay vị trí đúng của tài liệu trên giá sách.
